Werkkostenregeling vanaf 2015 verplicht

In de vorige ProRaad vertelden wij u al over de Werkkostenregeling die vanaf 2015 verplicht is voor alle werkgevers. Op 16 december 2014 is het Belastingplan 2015 aangenomen door de Eerste Kamer. Ten opzichte van 2014 is in ieder geval het volgende in 2015 veranderd.

• Vrije ruimte van 1,5% (2014) is 1,2% in 2015
• Introductie van een ‘noodzakelijkheidscriterium’ voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en de mogelijkheid tot vergoeden
• Mogelijkheid tot saldering na afloop van het jaar
• Vrijstelling voor branche-eigen producten
• De concernregeling die het mogelijk maakt om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen
• Einde keuzeregime

Als u veel vergoedingen en/of verstrekkingen aan uzelf en/of personeel geeft, dan kan deze regeling grote gevolgen voor u hebben. Een tijdige inventarisatie van de verschillende vergoedingen/verstrekkingen is daarom zeer aan te bevelen. Wij helpen u daar graag bij.

In de Werkkostenregeling kunt u in 2015 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing. De vergoedingen en verstrekkingen kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

• Vrije ruimte
• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte

De Werkkostenregeling heeft een aantal voordelen. Zo kunt u een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken en hoeft u de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren. Bovendien hoeft u geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid. Ook waardeert u loon in natura tegen de factuurwaarde.

Natuurlijk zijn er ook een aantal nadelen zoals het risico van het overschrijden van de forfaitaire ruimte met 80% eindheffing voor rekening van de werkgever als gevolg en er wordt met deze regeling administratieve lastenverlichting beoogd. Het is echter de vraag hoe dit in de praktijk uitpakt. Vooralsnog vraagt het nu en in de opstart zorgvuldigheid en de nodige tijd en aandacht. Bovendien is het voor een goede verwerking vereist dat de personeelskosten gegroepeerd en tijdig geboekt worden in de financiële administratie. Ook in de financiële administratie worden de bedragen exclusief btw geboekt. Voor de bepaling van de vrije ruimte zijn echter de bedragen inclusief btw van belang.

Wat moet u doen?

Uw administratie moet zo ingericht worden dat u een goed overzicht krijgt hoe uw personeelskosten uit gaan pakken bij de Werkkostenregeling; uit uw administratie moet blijken welke vergoedingen uit de vrije ruimte zijn betaald en welke vergoedingen uit de overige groepen. Ook als u een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, dan dient u te beoordelen of dit een vergoeding uit de vrije ruimte is, of uit één van de andere groepen. De vaste kostenvergoeding mag geen mix zijn van vergoedingen uit de vrije ruimte en de andere groepen. Als dat wel het geval is horen we graag waaruit de vaste kostenvergoeding bestaat. De vaste kostenvergoeding zal dan gesplitst moeten worden. En bij het gebruik van de Werkkostenregeling dient u op het genietingsmoment te bepalen of u dit gaat onderbrengen in de vrije ruimte of gaat belasten als loon. U kunt de vergoeding niet op het einde van het kalenderjaar alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.

Heeft u vragen over de Werkkostenregeling? Neem contact met ons op en wij vertellen u hier graag meer over!