Stiekem een pakje printerpapier mee naar huis…

Misschien is het niet het eerste waar u als ondernemer aan denkt als u probeert uw bedrijf te wapenen tegen fraude, maar interne fraude komt veel voor en kan hierdoor een behoorlijke financiële strop zijn voor uw bedrijf.

Interne fraude is het best te omschrijven als diefstal van de baas en het plegen van bedrog door werknemers. Er zijn drie categorieën:

• Diefstal of verduistering: uw personeel neemt producten, klanten of goederen mee zonder toestemming en overleg of gaat onafgesproken met (gepatenteerde) bedrijfskennis aan de haal.
• Corruptie: medewerkers rommelen met de boekhouding, kopiëren bedrijfsgegevens of laten die uitlekken. Ze gebruiken oneigenlijk het bedrijfsmerk, de naam of identiteit of houden bewust potentiële leads achter. Er kan ook sprake zijn van acquisitiefraude of cybercrime.
• Administratieve fraude: werknemers dienen valse kosten- of urendeclaraties in, melden zich oneigenlijk ziek of spijbelen van het werk. Medewerkers kunnen ook een concurrentiebeding omzeilen en voor eigen belang actief zijn in de markt.

Hoe kunt u deze manieren van interne bedrijfsfraude tegen gaan?

Duidelijke afspraken: huishoudelijk reglement

Zorg dat werknemers goed weten wat wel en wat niet mag met een huishoudelijk reglement. Daarin kunt u samen met uw medewerkers bepalen hoe jullie met elkaar omgaan en wat jullie doen als er een vermoeden is van fraude. Laat het huishoudelijk reglement ondertekenen bij indiensttreding. Geef zelf altijd het goede voorbeeld.

Verleiding voorkomen bij fraude

Bekijk uw bedrijfsprocessen eens door de ogen van een medewerker. Zijn er veel verleidingen om te frauderen? Laat geen spullen onbeheerd liggen in uw magazijn, controleer ziekmeldingen en maak duidelijke afspraken over een concurrentiebeding.

Openstaan voor melding van fraude

Betrokken medewerkers zijn minder snel geneigd om te frauderen. U kent niet altijd de oorzaak van fraude en u kunt ook niet alles zien. Onderling vertrouwen is nodig om u te helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude. Wacht niet totdat het te laat is, maar stel u open op en wees bereikbaar als iemand een vermoeden of verdenking wil delen. Bespreek regelmatig de spelregels en/of huishoudelijk reglement. Bij meer dan 50 medewerkers moet u een klokkenluidersregeling hebben.

Opvallend gedrag bij fraude

Houdt uw personeel goed in de gaten. Persoonlijke omstandigheden van een medewerker, zoals geldproblemen of groepsdruk, zijn regelmatig aanleiding tot fraude. Het kan ook zijn dat u te maken heeft met rancunes; er zijn conflicten of het vertrouwen in het bedrijf is weg.

U heeft een vermoeden van fraude

U kunt niet zomaar iemand beschuldigen van diefstal, fraude of bedrog. U mag bijvoorbeeld niet zomaar e-mails doorzoeken, spullen bekijken of video opnames maken. Dit moet aangekondigd zijn en soms zelfs met medeweten van de ondernemingsraad. Naast vermoedens en verdenkingen heeft u echt bewijzen en feiten nodig, voordat u fraude kunt vaststellen. Maak aan alle werknemers duidelijk wat de stappen zijn bij vermoedens, verdenking en vaststelling van interne fraude. Door zelf alert te zijn kunt u signalen herkennen die mogelijk op fraude wijzen. Controle van uw personeel is niet verboden. Maar u moet daarbij wel rekening houden met de privacy van uw werknemers. U mag daarom uw personeel niet zomaar de hele dag volgen en voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Tips bij verdenking van fraude

• Doe onderzoek: ga op zoek naar bewijzen, voer controles uit, kondig een audit aan of doe observaties. Soms kunt u beter de hulp inroepen van specialisten zoals een recherchebureau of de politie.
• Organiseer een teambespreking: bespreek uw vermoedens in een teamoverleg en vraag om een reactie. Soms stopt het wangedrag spontaan. Niet alle fraudezaken worden opgelost.
• Geef een waarschuwing: spreek u een werknemer aan op zijn (wan)-gedrag. Het is verstandig reacties, opmerkingen, gemaakte afspraken of getuigenissen op papier te zetten en te laten ondertekenen door de betreffende werknemer.
• Eis een boete of schadevergoeding: als u in het arbeidscontract een boeteclausule bij bedrijfsfraude heeft opgenomen, kunt u een boete opleggen. U kunt ook een schadevergoeding eisen via een strafproces of civielrechtelijke vordering.
• Onderzoek de mogelijkheid voor ontslag: Wanneer de arbeidsverhouding door interne criminaliteit zo sterk verstoord is, dat u niet meer verder kunt dan kunt u overgaan tot een ontslagprocedure.

Vragen? Neem snel contact met ons op via 0348 – 407 238 of per mail info@lenkzeg.nl.

Bron: kvk.nl