Vraag en antwoord: Hoe zit het met de bewaarplicht?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn of haar administratie zeven jaar te bewaren. Dit is de zogeheten fiscale bewaarplicht. Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in je administratie. 

Geen bewaarplicht voor particulieren

Particulieren zijn niet verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om je administratie in ieder geval vijf jaar te bewaren. Dan heb je bewijsstukken, als je het niet eens bent met de navordering.

Basisgegevens

Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Basisgegevens zijn:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie

Digitale facturen

De manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen, is een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht. Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. Als je bijvoorbeeld een factuur via de mail ontvangt, moet je deze digitaal bewaren. Maar alleen de factuur opslaan is nog niet voldoende. Je moet kunnen aantonen dat je hem niet eigenhandig hebt aangepast. Je moet dus de mail, waarin de factuur als bijlage zat, ook opslaan.

Fysieke facturen

Een factuur die je klant via de post op papier ontvangt, mag wel gedigitaliseerd bewaard worden. Het bronbestand wordt daarmee vervangen door een digitaal bestand. Ondernemers digitaliseren vaak door facturen in te scannen, er een foto van te maken of dooreen digitaliseringstool aan hun boekhoudprogramma te laten koppelen. Ook wel ‘scan & herken’ genoemd. Alleen via deze laatste manier van digitaliseren, is het mogelijk om facturen niet alleen eenvoudiger te digitaliseren, maar ook volgens de juiste procedure.