Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren: de zogenaamde fiscale bewaarplicht. Hoe lang u de diverse onderdelen van uw administratie precies moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Basisgegevens Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens, die zeven jaar bewaard moeten blijven. Na deze termijn worden deze gegevens niet meer bij u opgevraagd.

Basisgegevens zijn:
• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie

Uitzondering
In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken moet u de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. U kunt afspreken in welke vorm u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en afspraken maken over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Alle afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Ook voor digitale bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus voor zorgen dat uw digitale bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u dus niet aan uw bewaarplicht. Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht. Onder bepaalde voorwaarden kunt u bestanden en  andere gegevens in een andere vorm bewaren. Het is verstandig om, voordat u hiertoe overgaat, uw plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Kassasystemen

Indien uw onderneming gebruikt maakt van een kassasysteem moet u zich realiseren dat dit een onderdeel is van uw administratie. Met daarbij de wettelijke bepalingen over hoe u dit systeem moet inrichten en bewaren. Een aantal leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk ontwikkeld: ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. Dit keurmerk vergroot het vertrouwen richting de Belastingdienst dat uw kassasysteem betrouwbare informatie oplevert. Op de website van de Belastingdienst kunt u een brochure downloaden waarin diverse zaken zijn beschreven omtrent dit onderwerp.

Bankafschriften

Bankieren via internet is voor (bijna) iedereen een uitkomst. Even snel online checken wat er bij- en afgeschreven is. Wat echter nogal eens wordt vergeten is dat de bankafschriften niet meer worden uitgedraaid of opgeslagen. Bankafschriften zijn een wezenlijk onderdeel van de administratie en dienen dus ook bewaard te worden. Let op, het gaat om alle bankafschriften, dus ook van de privérekeningen. Afschriften zijn online circa een jaar beschikbaar. Via de bank kunnen de oudere gegevens wel opgevraagd worden maar dat is niet kosteloos!